ניהול חכם של מערכות הדפסה במשרד – כך תייעל את העבודה

המדריך הלא-משעמם לניהול חכם של מערכות הדפסה במשרד

הדפסתם כזאת? למה מדפסת אחת מסוגלת לשגע משרד שלם?

נכון, זה נשמע כמו סצנה מסרט קומי ישן: עובד עומד ליד המדפסת, לוחץ שוב ושוב על "הדפס", המכונה מניעה את גלגליה ואז… תקלה בלתי מובנת בצג. ובינתיים, טלי מהשיווק מחכה לחוזה דחוף, דני מהנהלת חשבונות צועק שהוא כבר ביקש צבעוני ולא שחור לבן, והמדפסת? היא סופרת דפים כאילו מדובר ביום הדין. אבל תתפלאו – זה לא חייב להיות ככה.

ניהול חכם של מערכות הדפסה הוא לא רק איזה פטנט חדש של אנשי IT משועממים. זה כלי עוצמתי שיכול לחסוך כסף, למנוע כאבי ראש, לשפר אבטחת מידע – ולגרום לזה שכולם יעבדו קצת פחות עם פרצוף של "עוד פעם נתקע הדופקהל הזה".

אז למה זה מפריע לכם ביום-יום?

• זמן שהולך לאיבוד: כמה זמן אתם מבלים בניסיון לגרום למדפסת להדפיס כמו שצריך? יותר מדי.
• עומס ותקלות בלתי פוסקות: מדפסות משותפות? מתי בפעם האחרונה הדפסתם מסמך שהוא באמת שלכם ולא התוצאה של מישהו ששכח לבטל את ההדפסה שלו מלפני שבוע?
• אבטחת מידע? מה זה? אנשים מדפיסים מסמכים סודיים ואז עוזבים לקפה. התוצאה? כל מי שנמצא ליד המדפסת יכול לקרוא את את טיוטת ההסכם הסודי הבא של החברה.
• שריפת כסף: טונרים, נייר, מדפסות חדשות, תיקונים – זה לא נגמר. תופתעו לדעת כמה עולה לכם חוסר הניהול הזה.

מה הופך מערכת הדפסה ל"חכמה"? (ולמה זה פחות מפחיד ממה שזה נשמע?)

כמו שכל יום עם מדפסת הוא פוטנציאל לאירוע דרמטי, כך גם "מערכת ניהול חכמה" נדמה כמו משהו שמישהו במערך הרכש רשם בטעות אחרי שראה פרסומת. בפועל, מדובר בפתרונות טכנולוגיים שפשוט עושים שכל. ולא, אין צורך בהכשרה בנאס"א כדי לתפעל את זה.

דוגמה מהשטח:

חברת פרסום בינונית עם 120 עובדים קיבלה ניהול חכם של מערכות ההדפסה שלה. התוצאה? ירידה של 37% בכמות הדפים המודפסים תוך חצי שנה. רוצים לדעת איך? המשיכו לקרוא (ספוילר: אף מדפסת לא נשרפה בתהליך).

5 דרכים לשדרג את ניהול המדפסות בלי להתפטר מהעבודה

1. מעקב והתראות בזמן אמת

מערכות ניהול חכמות מזהות תקלות בזמן אמת, מודיעות לכם כשחסר טונר (עוד לפני שטלי תצעק עליכם) ומאפשרות לראות איפה נתקעה עוד הדפסה של הברושור שהכנתם מהברייק.

2. ניתוח משתמשים והרגלי הדפסה

פתאום תראו שדני מדפיס כל חודש 329 עמודים – מרביתם דו"ח אקסל שהוא לא פתח מאז 2011. עם המידע הזה, קל הרבה יותר לחנך, להציע חלופות דיגיטליות – או פשוט להבהיר לו שזה לא פינת יצירה.

3. אימות והגנה על מסמכים

כדי להדפיס – תצטרכו להזדהות עם כרטיס או קוד. רק אז המסמך יוצא. התוצאה? פחות נייר מבוזבז, ואפס מסמכים שלאף אחד לא היה אמור לראות (כן, כולל הבקשה ההזויה של המנכ"ל לעיצוב כרטיס ביקור עם קריקטורה של עצמו).

4. עבודה בענן

אפשרות לשלוח מסמכים להדפסה מכל מקום, לגשת אליהם מאיפה שבא לכם – ואפילו למנוע הדפסות לא נחוצות כשאתם עובדים מהבית ולא באמת צריכים להנפיץ 14 עמודים לצורך "בדיקה".

5. הגדרת חוקים ורמות גישה

לדוגמה:

• עובדים בדרג זוטר – מדפיסים רק בשחור לבן.
• מנהלים – יכולים גם בצבע, אבל לא על נייר בגימור משי.
• המחלקה המשפטית – רק בהדפסה מוצפנת.

במילים אחרות: במקום מדפסת שמתפקדת כמו ילד בן 3 שקיבל סוכר, היא הופכת לאחד מהעובדים היעילים ביותר בצוות.

אבל רגע… זה לא עולה הון?

התשובה הקצרה? לא. התשובה הארוכה? עדיין לא, אבל תלוי איך תנהלו את זה. מערכות ניהול חכמות מגיעות בכל מיני ורסיות – מסקירה בסיסית ועד מערכות מתקדמות שמדברות עם הענן, צורחות תקלות ומבשלות קפה (אוקיי, הקפה לא באמת קורה).

ולמה זה חוזר אליכם? כי ברוב המקרים, החיסכון מחזיר את ההשקעה תוך מספר חודשים. כמה חודשים? תלוי כמה הדפסתם את אינבוקס המייל שלכם לאחרונה…

שאלות שאנשים תמיד שואלים על מדפסות (ואתם כנראה גם רציתם לשאול)

1. "אפשר פשוט להעיף את כל המדפסות ולעבור לדיגיטל לגמרי?"

כן, בתיאוריה, אבל אז תצטרכו לשכנע את רוית מהכספים לא לצבוע את הדוחות שלה עם טושים…

2. "כמה באמת מדפסת יכולה לעלות לחברה בשנה?"

בין כמה מאות לאלפי שקלים לעובד, תלוי בשימוש. נשמע מופרך? לא אחרי שתבינו כמה נייר וטונר נשרף על שטויות.

3. "מה הבעיה אם מדפיסים הרבה?"

הבעיה היא לא הכמות כשלעצמה אלא היעדר שליטה. מדפסות שלא מופעלות נכון מתנהגות כמו עדר פרות משוגעות – הרבה פעולה, מעט תכל'ס.

4. "זה באמת משנה אם המדפסת בחדר או במסדרון?"

מאוד. זה משפיע גם על היעילות, גם על האבטחה וגם על הבריאות הנפשית של הפרטים המעורבים.

5. "יש דרך להפוך את המדפסות ליותר… 'שקופות'?"

כן. דיווחים אוטומטיים, מעקב משתמשים ואפילו אפליקציות שתראו בהן מה הודפס מתי – והכי חשוב: מי הדפיס את הפוסטר של בריטני ספירס ביום מחלקה.

והשורה התחתונה…

ניהול חכם של מערכות הדפסה הוא לא רק גאדג'ט יפה ל-IT. זה שינוי תפיסתי, דרך חזקה לחסוך כסף, להוריד כאב ראש, למנוע פאדיחות ולגרום לעובדים לא לריב על תור למדפסת. האם זה קצת טכני? אולי. האם זה שווה כל שקל? כנראה יותר מכל שדרוג למכונת הקפה.

אז… בפעם הבאה שאתם שומעים את המדפסת מחרחרת כמו לוויתן גוסס, תחשבו שיכול להיות שזה היום שבו תתחילו לנהל אותה חכם יותר. והיא? אולי, רק אולי – תתחיל להעריך אתכם חזרה.